Fremdfirmeneinweisung schnell und effizient

Juli 27, 2016
Unterweisungen, Schulungen, Fremdfirmenunterweisungen

Die iManSys Software-Welt Unterweisen & Schulen besitzt ausgereifte Funktionalitäten, um Einweisungen von externen Mitarbeitern, die auch als Fremdfirmeneinweisungen bekannt sind, zu planen, durchzuführen und auszuwerten. Darüber hinaus erhalten Sie die Möglichkeit, deren Aufenthalte auf dem eigenen Gelände im Auge zu behalten.

Neben den eigenen Mitarbeitern halten sich üblicherweise auch andere Personen im Unternehmensgebäude beziehungsweise auf dem Werksgelände auf. Das sind beispielsweise Mitarbeiter von Fremdfirmen, die in Ihrem Unternehmen Aufgaben erfüllen oder bestellte Materialien anliefern.

Warum müssen externe Mitarbeiter eingewiesen werden?

Gefährdungen, die in Ihrem Unternehmen zu erwarten sind, machen auch vor Ihren Gästen nicht Halt. Externe Mitarbeiter sind mit den örtlichen Gegebenheiten nicht vertraut – beispielsweise weder mit Fluchtwegen noch mit Arbeitsmitteln oder Anlagen. Typische betriebliche Abläufe in Gefahrensituationen kennen sie nicht. In einer fremden Arbeitsumgebung ist es also viel wahrscheinlicher, dass Schutzvorkehrungen nicht bekannt sind oder leicht übersehen werden. Aus diesen Gründen ist eine Einweisung von Gästen fast immer notwendig.

Fremdfirmeneinweisung ist keine Fremdfirmenunterweisung

Während Sie eigene Mitarbeiter unterweisen müssen, werden Ihre Gäste von Ihnen eingewiesen. Beide Wörter werden irrtümlicherweise häufig als Synonym verwendet. Im Gegensatz zur Unterweisung, die als ausführliche und gesetzlich geforderte Sicherheitsschulung verstanden werden kann, dient die Einweisung dazu, sicherheitsrelevante Begebenheiten des neuen, nicht üblichen Arbeitsumfeldes aufzuzeigen.

Auch wenn sich der Begriff der Einweisung im Gegensatz zur Unterweisung nicht im Arbeitsschutzgesetz wiederfindet, ist er ein relevanter und auch zwingend zu berücksichtigender Faktor im Bereich des Arbeitsschutzes. Zudem weisen das Arbeitsschutzgesetz und die darauf aufbauenden Vorschriften und Richtlinien sehr wohl darauf hin, dass beide Auftraggeber – also Sie als Gastgeber und der Arbeitgeber des externen Mitarbeiters – in puncto Arbeitssicherheit zusammenarbeiten müssen. Übrigens: Auch eigene Mitarbeiter müssen eingewiesen werden: Zum Beispiel, wenn sie an einer für sie neuen Maschine arbeiten sollen. Dieses Beispiel zeigt, dass Einweisungen auch als Teil der Unterweisung verstanden werden können. Beide Formen lassen sich dabei problemlos elektronisch umsetzen.

Gefährdungen im Vorfeld erkennen

Wer durch Einweisungen auf Gefährdungen hinweisen möchte, muss die Gefährdungen kennen. Aus diesem Grund ist eine Gefährdungsanalyse in Verbindung mit einer Gefährdungsbeurteilung eine Grundvoraussetzung. Grundsätzlich müssen folgende Fragen geklärt werden: Welche Gefahren gehen von Umständen aus, von Stoffen, Anlagen oder Tätigkeiten? Wie erheben Sie die Gefährdungen und wie werten Sie diese aus? Wie können Sie aus den Ergebnissen geeignete Maßnahmen generieren, um Gefährdungen zu vermeiden? Auf dieses komplexe Thema gehen wir in der Software-Welt Risiken & Gefährdungen näher ein.

Optimale Fremdfirmeneinweisung mit iManSys

Und wie lassen sich externe Mitarbeiter nun effektiv einweisen? Eine Fremdfirmeneinweisung gelingt einfach und bequem mit unserem Modul Fremdfirmenmanagement. Wir haben es flexibel gestaltet, damit Sie die Funktionen an Ihre individuellen Gegebenheiten anpassen können. Aus diesem Grund können Sie eine Vielzahl an realisierbaren Konzepten umsetzen – eben ganz auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten.

Unsere Software bietet noch mehr: Gäste können grundsätzlich über zwei Wege ins System eingetragen werden: von einem Verantwortlichen Ihres Unternehmens mit den entsprechenden Systemrechten oder über eine Selbstregistrierungsfunktion. In beiden Fällen wird für den Gast eine Identifikationsnummer generiert, über die er bei seinem Besuch freigeschaltet wird. Ein interessantes Feature ist in diesem Zusammenhang der Besucherausweis, den iManSys automatisch erstellt. Auf Wunsch wird er mit einem Barcode versehen, über den Einweisungen noch schneller aufgerufen werden können.

Darüber hinaus können Sie dem Gast bereits nach erfolgreicher Registrierung – egal über welche Variante – Schulungsunterlagen zur Einweisung zuweisen. Auf diese Art und Weise können Schulungen – um Zeit zu sparen – schon vor dem Besuch abgearbeitet werden.

Aktive Besuche werden vom System selbstverständlich übersichtlich dargestellt und lassen sich verwalten. Auf diese Weise behalten Sie den Überblick darüber, welcher Gast sich zu welcher Zeit und zu welchem Zweck auf dem Werksgelände aufhält. So ist es auch möglich, interne Besucherbewertungen vorzunehmen, um etwaige Verstöße nachhalten zu können.

In unserem kostenfreien Whitepaper haben wir für Sie kompakt zusammengetragen, was Sie bei der Organisation und Durchführung von elektronischen Unterweisungen zu beachten haben und geben Ihnen wertvolle Tipps zur didaktischen Aufbereitung der Inhalte.