Unternehmer und Geschäftsführer sind durch Normen und den Gesetzgeber dazu verpflichtet, Kenntnis über wichtige Gesetze zu haben und diese aktiv zu managen. Die Sicherstellung der Rechtskonformität stellt Unternehmen aufgrund der Fülle an Gesetzen und Vorschriften jedoch vor große Herausforderungen. Die Erstellung und Pflege eines Rechtskatasters gehört daher zu den Grundvoraussetzungen für den langfristigen Unternehmenserfolg.
Nach bestehenden ISO-Normen stehen Unternehmen in der Pflicht, gesetzlich bindende Verpflichtungen zu kennen, zu bewerten und kontinuierlich zu sichten. Als Werkzeug dient hier das Rechtskataster, eine für Unternehmen individuell ermittelte Liste von zu beachtenden Gesetzen und Vorschriften auf europäischer sowie bundes- und landesrechtlicher Ebene. Auch behördliche Einzelverfügungen können hier erfasst werden. Die gesetzlichen Anforderungen betreffen u. a. den Umwelt- und Arbeitsschutz sowie Produkteigenschaften, beispielsweise Normen oder EC-Kennzeichnungen.
Das Rechtskataster dient der Gewährleistung von Rechtssicherheiten und bildet die Grundlage für interne und externe Auditierungen des Unternehmens. Dabei sollten nicht nur rechtliche Anforderungen wie internationale oder nationale Gesetze beachtet werden. Zu einer umfassenden Dokumentation gehören auch regionale und speziell von Unternehmen eingegangene Verpflichtungen.
Beispiele für unternehmensspezifische Verpflichtungen (Auszug):
- Vereinbarungen mit Kunden
- Selbstverpflichtungen (Corporate Compliance)
- freiwillige Vereinbarungen (z. B. Emission, Energiehaushalt)
- Absprachen mit Branchenverbänden
- Festlegungen mit Interessengruppen (z. B. Umweltverbände)
Rechtskataster unterstützen Unternehmer und Arbeitgeber dabei, ihren rechtlichen Verpflichtungen nachzukommen und die Arbeitsbedingungen der Mitarbeiter zu verbessern, beispielsweise im Rahmen des Arbeitsschutzgesetzes (ArbSchG).
Die Einhaltung des geltenden Rechts ist Grundlage für ISO-Zertifizierungen, die für unterschiedliche Bereiche relevant sind, u. a.:
- DIN EN ISO 14001 für Umweltmanagementsysteme,
- DIN EN ISO 9001 für Qualitätsmanagementsysteme und
- DIN EN ISO 50001 für Energiemanagementsysteme.
Rechtskataster erstellen
Jedes Rechtskataster sollte sich an den individuellen Bedürfnissen des Unternehmens und der entsprechenden Branche orientieren. Ziel ist es, alle relevanten Anforderungen zu ermitteln und diese für die betroffenen Mitarbeiter im Unternehmen zugänglich zu machen. Allgemein empfiehlt sich folgender Ablaufplan:
- 1. Festlegen der Verantwortlichkeiten
- 2. Ermitteln der rechtlichen Verpflichtungen (Gesetze, Verordnungen, Richtlinien)
- 3. Ermitteln sonstiger Verpflichtungen (Selbst-/Branchenverpflichtung)
- 4. Erstellen des Rechtskatasters
- 5. Sicherstellen eines Zugangs zu aktuellen Vorschriften
- 6. Kommunizieren der aktuellen Rechtsgrundlage
Vor der eigentlichen Umsetzung eines umfangreichen Rechtskatasters sollte unbedingt eine verantwortliche Person bestimmt werden, die sich um die Erstellung und kontinuierliche Pflege kümmert. Zu deren zentralen Aufgaben gehören u. a.
- das Sicherstellen der Aktualität der eingepflegten Daten,
- die Aktualisierung bei neuen und geänderten Anforderungen und Bestimmungen sowie
- die Kommunikation der Anforderungen an alle betroffenen Personen.
Die verantwortliche Person hat dafür Sorge zu tragen, dass die regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung der Datenbank dokumentiert wird.
Rechtskataster aktualisieren
Die Aktualisierung des Rechtskatasters ist unter Umständen mit einem hohen organisatorischen Aufwand verbunden. Eine systematische Planung des Prozesses ist daher zu empfehlen.
1. Das Rechtskataster muss regelmäßig überprüft werden (z. B. monatlich, quartalsmäßig, jährlich). Je größer die Intervalle, desto schwieriger gestaltet sich die Sichtung von Gesetzesänderungen bzw. -erweiterungen.
2. Änderungen im betrieblichen Ablauf, in der Organisation oder in den Produktionsprozessen des Unternehmens müssen festgehalten werden. Es gilt zu prüfen, ob beispielsweise durch den Einsatz neuer Produktionsmaterialien (z. B. Gefahrstoffe) oder einen Standortwechsel neue rechtliche Bestimmungen gelten.
3. Die in das Rechtskataster eingepflegten Anforderungen sollten mit einem Online-Rechtskataster abgeglichen werden. Empfehlenswert ist eine Online-Recherche auf den entsprechenden Fachportalen (z. B. www.umwelt-online.de).
Neue Gesetzgebungen lassen sich über Fachinformationsplattformen, Verbände usw. finden. Diese müssen von der verantwortlichen Person dem Überprüfungsturnus entsprechend beobachtet und abgefragt werden. Dieser Prozess erscheint vor der Fülle von Gesetzen und Vorgaben enorm aufwendig. Hilfreich sind hier umfassende Compliance-Management-Systeme wie z. B. unsere HSQE-Software-Lösung iManSys.
Mit der Software-Welt Maßnahmen & Pflichten können Sie einfach und zeitsparend Rechtskataster erstellen und verwalten. Durch flexible Schnittstellen zu renommierten Rechts-Portalen werden aktuelle Gesetzestexte automatisch importiert und entsprechenden Änderungen aktualisiert. Die übersichtliche Sortierung ermöglicht eine effiziente Maßnahmenplanung sowie die Organisation von notwendigen Unterweisungen für die Mitarbeiter. Weitere Vorteile einer Arbeitsschutz-Software finden Sie in unserem themenbezogenen Artikel.
Die hinterlegten geltenden Rechtsnormen (Legal Compliance) und selbst auferlegten Regeln, Richtlinien etc. (Corporate Compliance) können in weiteren Schritten problemlos mit Schulungen, Anlagen oder Dokumenten verknüpft werden. Durch das zentrale Ablagesystem optimieren Sie nicht nur Ihr Auditmanagement, sondern behalten auch alle geltenden Rechtsnormen im Blick und erhöhen gleichzeitig Ihre Rechtssicherheit.
Für alle weiteren Informationen zum Thema Compliance empfehlen wir unser kostenfreies Whitepaper. Viel Spaß bei der Lektüre.
Weiterführende Links
Regelungen u. a. zu den Themen Umweltschutz, Arbeitssicherheit, Gefahrstoffe
Kommentare sind für diesen Artikel geschlossen!