Die Online-Unterweisung hat sich in vielen Unternehmen als eine sinnvolle Alternative zu klassischen Präsenzveranstaltungen erwiesen. Trotzdem herrscht oftmals eine grundlegende Skepsis gegenüber der Einführung von Software-Lösungen. Die Verantwortlichen wissen oftmals gar nicht genau, wie eine Online-Unterweisung eigentlich funktioniert. Daher erläutern wir in unserem Beitrag den Standardprozess einer elektronischen Unterweisung.
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Grundlegende Einrichtung des Systems
Jedes Unternehmen ist unterschiedlich, jeder Arbeitsplatz hat seine eigenen Anforderungen, jeder Mitarbeiter tickt anders – dennoch finden sich überall ähnliche Prozessketten wieder. Das gilt prinzipiell auch für die Organisation und Durchführung von Mitarbeiterunterweisungen. Genau wie bei klassischen Präsenzveranstaltungen, ist auch bei der Online-Unterweisung eine gute Vorbereitung wichtig.
Zunächst wird die Organisationsstruktur des Unternehmens in das System eingepflegt. Dazu gehören u. a. die verschiedenen Standorte eines Unternehmens, die Arbeitsplätze sowie die Mitarbeiterdaten. Dies ist notwendig, um im Nachgang Automatismen einzurichten. So bekommen bspw. die Vertriebsmitarbeiter eines bestimmten Standortes immer jedes Jahr zum gleichen Zeitpunkt eine für sie notwendige Unterweisung zugewiesen. Idealerweise werden die Informationen in einer ausklappbaren Hierarchie abgebildet.
Neben den Unternehmensdaten ist es auch wichtig, einen Schulungskatalog anzulegen. Die Unterweisungsinhalte sollten als in elektronischer Form vorliegen, bspw. als Power-Point- oder als PDF-Datei. Das Dateiformat hängt in erster Linie vom Umsetzungswillen der Verantwortlichen ab. Es sollte in jedem Falle aber darauf geachtet werden, dass die Beschäftigten mit den entsprechenden Formaten arbeiten können.
Hinweis: Natürlich werden im Vorfeld auch Rollen und Rechte vergeben, schließlich sollten die im System registrierten Nutzer nur die Verantwortlichkeiten besitzen, die für sie relevant sind.
Die Einrichtung im Vorfeld mag zunächst aufwendig erscheinen. Mit steigender Anzahl von Standorten, Arbeitsplätzen sowie Beschäftigten gibt es logischerweise auch deutlich mehr Datensätze, die angelegt werden müssen. Entscheidend ist jedoch, dass ein gut eingerichtetes System enorme Entlastungen im Nachgang erzeugt.
Die Online-Unterweisung in fünf Schritten
Der folgende Prozess für eine Online-Unterweisung beruht auf einem spezifischen Rollen- und Rechtekonzept, wobei jeder Nutzer bestimmte Aufgaben und Verantwortlichkeiten hat.
Schritt 1:
Der Teamleiter hat die Verantwortlichkeit für die Organisation von Unterweisungen in seiner Abteilung. Er loggt sich in das System ein und wählt die anstehende Unterweisung aus. Diese weist er den Beschäftigten seiner Abteilung zu. Dafür gibt er u. a. einen Bearbeitungszeitraum an. Die Beschäftigten haben demnach ein bestimmtes Zeitfenster (bspw. sieben Werktage), um die Unterweisung zu absolvieren.
Schritt 2:
Die Beschäftigten erhalten eine Benachrichtigung per Mail, dass es eine offene Schulungszuweisung gibt. Sie loggen sich ebenfalls in das System ein, um die anstehende Unterweisung zu absolvieren. Möglicherweise müssen sie eine kurze Verständniskontrolle am Ende der Online-Unterweisung absolvieren. Wichtig: Die Beschäftigten ohne eigenen Bildschirmarbeitsplatz nutzen in der Regel einen zentralen Werkscomputer oder ein Terminal. Entscheidend ist, dass die Online-Unterweisung zu einem für sie passenden Zeitpunkt absolviert wird. So können im schlimmsten Falle auch Produktionsausfälle vermieden werden.
Schritt 3:
Der Teamleiter kann den Bearbeitungsstand der Unterweisungen einsehen. Bei besonders großen Abteilungen empfiehlt sich eine Matrix, in welcher die Nutzer und die Schulungen abgebildet sind. Das dient der Übersichtlichkeit sowie schnellen Bewertung der Bearbeitungsstände. Auch die Beschäftigten sollten die Möglichkeit haben, alle anstehenden bzw. absolvierten Unterweisungen einzusehen.
Schritt 4:
Die Fachkraft für Arbeitssicherheit (FaSi) kümmert sich im Hintergrund um die Aktualisierung der Unterweisungsinhalte sowie des Schulungskataloges. Ergeben sich also neue rechtliche Rahmenbedingungen oder wird eine neue Unterweisung für bestimmte Beschäftigtengruppen gefordert, werden die Inhalte in das gewünschte Format übertragen und in das System eingepflegt.
Schritt 5:
Die FaSi ist in den meisten Fällen auch für die Dokumentation sämtlicher Unterweisungen im Unternehmen verantwortlich. Für jede erfolgreich absolvierte Unterweisung lassen sich entsprechende Zertifikate erstellen bzw. exportieren.
Erfahrungsgemäß lassen sich bereits in der Vorbereitungsphase schon Automatismen einrichten (bspw. für regelmäßig anstehende Unterweisungen). Diese werden einmalig angelegt und nur bei Bedarf angepasst. Je nach Anwendungsszenario kann sich natürlich auch die Reihenfolge der o.g. Schritte ändern.
Vorteile der Online-Unterweisung
Es gibt eine Vielzahl an Vorteilen, welche sich durch den Einsatz einer Software-Lösung für Unterweisungen ergeben (Auszug):
- Der webbasierte Lösungsansatz ermöglicht das zeit- und ortsunabhängige Abarbeiten von Unterweisungen und Schulungen.
- Das Einrichten von Automatismen entlastet die Verantwortlichen bei der Organisation der Unterweisungen.
- Die Unterweisungsinhalte können unternehmensspezifisch und individuell sowie mit optionalen Verständniskontrollen aufbereitet werden.
- Alle erfolgreich absolvierten Unterweisungen werden automatisch und rechtssicher dokumentiert.
- Alle Vorgänge werden zentral in einem System dargestellt, es gehen keine Informationen verloren.
Aufbauend auf der Online-Unterweisung lassen sich möglicherweise weitere Arbeitsschritte im ganzheitlichen Arbeits- und Gesundheitsschutz digitalisieren. Dazu gehören u. a. das Erstellen von Gefährdungsbeurteilungen, die Organisation des Gefahrstoffmanagements oder das Anlegen von Vorsorgemaßnahmen für die Beschäftigten. Für weitere Fakten zur Organisation und Durchführung empfehlen wir Ihnen unseren Artikel rund um das Thema elektronische Unterweisung.
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