Um den steigenden Compliance-Anforderungen gerecht zu werden, setzen viele Unternehmen mittlerweile Spezialisten ein, sog. Compliance Officer bzw. Compliance-Beauftragte. Deren Aufgabe ist u. a. die Einrichtung und Optimierung eines Compliance-Management-Systems. Was genau dahinter steckt, erklären wir in unserem Beitrag.
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Compliance Officer als „Schnittstellenmanager“
Nach Schulz und Renz (2013, S. 296) müssen Compliance Officer in ihrem Berufsalltag zwei wesentliche Anforderungen erfüllen: die Wahrung der Sicherheit und die Zusammenarbeit mit anderen Unternehmensfunktionen.
Ersteres bedeutet, dass der Compliance Officer vorerst nur der Geschäftsleitung gegenüber weisungsgebunden ist. Beim Vorstand gestaltet sich die Sachlage etwas schwieriger, schließlich darf es keine Interessenskonflikte bei möglichem Fehlverhalten geben. Sollte dieses auch in der Geschäftsleitung auftreten, muss sich der Compliance Officer natürlich an die nächstmögliche Kontrollinstanz wenden.
Die Zusammenarbeit mit anderen Unternehmensfunktionen meint hier die Abgrenzung und zeitgleiche Abstimmung insbesondere mit Rechtsabteilung, Risikomanagement und interne Revision. Der Compliance Officer fungiert hier als „Schnittstellenmanager“. Die Aufgaben und Pflichten eines Compliance Officers sind daher enorm vielfältig und vor allem verantwortungsvoll. Folgende Bereiche werden (ebd., S. 296 -297) abgedeckt:
Konzeption und (Weiter-)Entwicklung des Compliance Management-System (CMS)
- Identifikation und Analyse der Risikopotenziale im Unternehmen
- Entwicklung von Vorschlägen zur Bewältigung der Compliance-Risiken
- Entwicklung von Vorschlägen zur Optimierung der Aufbau- und Ablauforganisation
- Entwicklung von Vorschlägen zur notwendigen Ausstattung mit Personal und Sachmitteln
Beratung der Unternehmensleitung
- Beratung zu relevanten Normen (Gesetze, Richtlinien, Verhaltensstandards etc.)
- Beratung zu Maßnahmen für Compliance-Risiken
- Etablierung von Strukturen, Prozessen und Systemen
Umfassende Funktion als Informationsmittler
- Steuerung relevanter Informationsflüsse im Bereich Compliance
- Koordination der Informationsverteilung unter Beachtung von rechtlichen Informationsbarrieren, Vertraulichkeitsbereichen sowie Interessenskonflikten
Kommunikations- und Schulungsmanagement
- Kommunikation von Compliance-Risiken durch u. a. Informationsschreiben, intranet-basierten Informationsangeboten oder Schulungen und Unterweisungen
- Dokumentation aller Kommunikationsmaßnahmen
Berichtspflichten
- Kontroll- und Aufsichtsaufgaben
- Informationsdienstleistung für die Geschäftsführung, Aufsichtsrat oder etwaige Hierarchiestufen
Überwachungspflichten
- Kontrolle typischer Interessenskonflikte
- Überwachung von Mitarbeitergeschäften
Diese Aufgabenfülle erfordert natürlich auch ein umfangreiches Set an Qualifikationen. Die Deutsche Gesellschaft für Qualität (DGQ) legt den Fokus auf fünf wesentliche Fähigkeiten bzw. Kompetenzen, welche ein Compliance Officer mitbringen muss:
1. Betriebswirtschaftliches Verständnis
Ein Compliance Officer sollte das Kerngeschäft sowie die Strukturen und Prozesse des Unternehmens kennen, für welches er arbeitet. Das ermöglicht die Implementierung von Compliance-Mechanismen und die Durchsetzung von Maßnahmen bei Compliance-Verstößen.
2. Juristisches Wissen
Um Verstöße zu erkennen und die richtigen Maßnahmen zu treffen, müssen die relevanten Gesetze, Verordnungen und Branchenstandards bekannt sein (bspw. Straf-, Arbeits- und Kartellrecht).
3. Führungs- und Überzeugungsfähigkeit
Die Einführung und Pflege eines Compliance-Management-Systems muss mit vielen Abteilungen und Verantwortungsträgern abgestimmt werden. Es bedarf oftmals einiger Überzeugungsarbeit, um alle Bereiche für die Notwendigkeit von Compliance-Regeln zu sensibilisieren.
4. Kommunikative Fähigkeiten
Compliance beruht auf Regeln, Regeln sind jedoch oftmals abstrakt und umständlich. Hier ist der Compliance Officer gefragt. Er muss es schaffen, alle Beschäftigten auf die Compliance-Kultur einzuschwören.
5. Flexibilität
Jedes Unternehmen ist unterschiedlich, nicht zuletzt aufgrund der Unternehmenskultur. Darauf muss sich der Compliance Officer einlassen können. Ebenso wichtig ist jedoch auch das schnelle Reagieren auf Gesetzesänderungen.
Der Alltag eines Compliance Officers ist also alles andere als monoton oder langweilig. Grund genug, die Herausforderungen des Berufsfeldes genauer unter die Lupe zu nehmen.
Aktuelle und zukünftige Herausforderungen für den Compliance Officer
Der Berufsverband der Compliance Manager (BCM) hat in Zusammenarbeit mit der Quadriga Hochschule eine Berufsfeldstudie erstellt, in welcher die Erfolgsfaktoren für das erfolgreiche Compliance Management untersucht wurden (Grundei, Lopper & Seidenglanz 2017). Die Befragung von 586 Compliance Managern in Deutschland, Österreich und der Schweiz zielte auch auf die aktuellen und zukünftigen Herausforderungen im Bereich Compliance (ebd. S. 51 – 58).
So sieht sich die Mehrheit der Befragten (71 Prozent) den Herausforderungen fachlich gewachsen. Zeitgleich steigen jedoch die fachlichen Anforderungen in Compliance-Abteilungen. 87 Prozent der Compliance Officer stimmen dieser Aussage zu. Auch sind 92 Prozent der Meinung, dass die wachsende gesetzliche Themenvielfalt die zentrale Herausforderung der Zukunft darstellt. Interessanterweise glauben aber nur ein Viertel der Befragten, dass es in ihrem Bereich zu einem Fachkräftemangel kommt – trotz der Vielfalt an Aufgaben und der damit verbundenen notwendigen Qualifikationen.
Auch die Digitalisierung wurde in der Berufsfeldstudie thematisiert: Über zwei Drittel der befragten Compliance Officer schätzen deren Bedeutung für die Compliance-Funktion als hoch ein. So verwundert es auch nicht, dass ebenso zwei Drittel der Compliance Officer in ihrer täglichen Arbeit bereits Compliance Tools wie Hinweisgebersysteme oder GRC-Tools (Governance, Risk, Compliance) nutzen. Auch eine Arbeitsschutz-Software ist für den täglichen Einsatz von Bedeutung. Nähere Informationen dazu sind in unserem Artikel nachzulesen.
Es zeigt sich, dass der Einsatz von digitalen Lösungen auch in der Berufspraxis von Compliance Managern längst Thema ist. Mehr zu den Themen Compliance Management und Arbeitsschutz-Software finden Sie in unserer umfangreichen Content-Bibliothek. Hier finden Sie u. a. kostenfreie Whitepaper, E-Books sowie Anwendungsszenarien und Erfolgsgeschichten mit unserer HSQE Compliance-Management-Software iManSys.
Weiterführende Informationen:
DGQ (2017): 5 Schlüsselqualifikationen für den Compliance Officer. Online verfügbar unter http://blog.dgq.de/5-schluesselqualifikationen-fuer-den-compliance-officer/ (Zugriffsdatum: 31.07.2019).
Grundei, J., Lopper, E., & Seidenglanz, R. (2017): Führung und Organisation der Compliance. Was macht erfolgreiche Compliance-Einheiten aus? Online verfügbar unter https://www.bvdcm.de/berufsfeldstudie-2017 (Zugriffsdatum: 31.07.2018).
Schulz, M., & Renz, H. (2013): CB-Standard: Zum Berufsbild des Compliance Officers – Entwicklung branchenübergreifender Mindestanforderungen. Online verfügbar unter https://www.ggs.de/fileadmin/user_upload/Dokumente/Institut_fuer_UR_und_CM/CB_-_Compliance_Officer__Schulz_-_Renz_07-2013_.pdf (Zugriffsdatum: 31.07.2019).
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