Dokumentenmanagementsystem – Ihre Vorteile im Überblick

Mit Hilfe eines elektronischen Dokumentenmanagementsystems können Dokumente in verschiedenen Formaten verwaltet und digital archiviert werden.

Elektronische Dokumente

Ein elektronisches Dokument ist ein ursprünglich papiergebundenes Schriftstück, das durch einen Digitalisierungsvorgang (z.B. Scannen und die anschließende Umwandlung in einen Binär-Code) in ein bestimmtes Dateiformat überführt wurde.

Das elektronische Archiv

Elektronische Dokumente können zusammengefasst und für all Ihre Mitarbeiter archiviert werden. Der Begriff elektronische Archivierung steht dabei für eine nicht veränderbare und langzeitige Aufbewahrung von elektronischen Informationen. Auf Grund des Technologiefortschritts mit neuen Software-Lösungen, Formaten und weiteren Standards ist die elektronische Archivierung eine der größten Herausforderungen für unsere stetig wachsende Informationsgesellschaft.

Vorteile: Mehr Platz, mehr Ordnung, höhere Produktivität

Ein Dokumentenmanagementsystem bringt viele Vorteile mit sich und hilft Ihnen die Arbeiten Ihres Unternehmens zu optimieren. Einige dieser Punkte möchten wir nachfolgend kurz erläutern:

• Alles auf einem Blick: Sie haben jederzeit Zugriff auf alle für Sie relevanten Dokumente und Daten – z. B. Handbücher, Formulare oder Verträge
• Unterstützen Sie Ihre Mitarbeiter: Innerbetriebliche Bearbeitungsvorgänge und Unternehmenswissen sind nun schnell und einfach für alle verfügbar
• Produktivitätssteigerung: Eingefahrene Arbeitsvorgänge werden beseitigt (z.B. monotone Abheftarbeit)
• Ordnung schaffen: Dokumente werden zentral gespeichert und gehen nicht mehr so leicht verloren
• Platz schaffen: Verabschieden Sie sich von großen Regalen, schweren Aktenordnern und chaotischer Zettelwirtschaft
• Umwelt schonen: Es werden deutlich weniger Kopien benötigt – das spart nicht nur Papier, sondern schützt auch die Umwelt
• Zugriff – wann immer und wo immer Sie wollen: Arbeiten Sie ortsunabhängig – selbst dann, wenn die Dokumente gerade durch einen anderen Mitarbeiter bearbeitet werden

Einlesen von Dokumenten – so entstehen elektronische Dokumente

Um ein elektronisches Dokument zu erstellen, empfiehlt es sich, alle bisher vorhandenen Schriftstücke mit einem speziell dafür entwickelten Scanner einzulesen. Je nach Preisklasse verfügen diese über verschiedene Funktionen. Fortschrittlichere Modele können beispielsweise mehrere Blätter hintereinander oder sogar beidseitig bedruckte Dokumente einscannen (Duplexscan). Schief eingescannte Schriftstücke werden von vielen Geräten eigenständig begradigt. Oft werden auch verschiedene Formate selbstständig erkannt. Eine kleine Quittung wird also nicht als A4-Blatt eingescannt, sondern automatisch auf die richtige Größe zugeschnitten.

Wer diese Aufgabe professionell meistern will, kommt um den Kauf eines speziellen Dokumentenscanners nicht herum. Natürlich kann auch ein normaler Bürodrucker mit integriertem Scanner genutzt werden, nur wurde dieser nicht speziell für diesen Zweck konstruiert. Dies macht sich spätestens bei der Qualität der eingescannten Objekte, beim Funktionsumfang oder bei der Bedienbarkeit bemerkbar.

Aufmerksame Leser werden sich an dieser Stelle natürlich fragen, weshalb ein bereits vorhandenes Dokument nochmals eingescannt werden sollte. Dazu ein kurzes Beispiel:

Jeder kennt sicherlich das folgende Problem: Die Suche nach einer einzelnen Rechnung in einem großen Aktenordner kann manchmal wirklich aufwändig sein. Die Eingabe in ein Suchfenster mit sofortigem Ergebnis ist hingegen in wenigen Sekunden erledigt. Die Zeitersparnis ist also enorm.

Mit einem Dokumentenmanagementsystem können Sie Dateien viel leichter auffinden, da Sie diese nach erfolgreicher Digitalisierung bequem mit Stichwörtern belegen können, um die Suche so noch einfacher zu gestalten.

Datenschutz

Was das Thema Datenschutz und digitale Dokumente betrifft, müssen Unternehmen auf eine Vielzahl von Vorgaben achten: z. B. Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit, Verfügbarkeit und Unveränderbarkeit. Wer seine Daten elektronisch archivieren will, sollte auf jeden Fall den Datenschutzbeauftragten seines Unternehmens zu dieser Aufgabe hinzuziehen.

Als besonders kritisch sind sogenannte Cloud Services zu sehen, bei denen die Daten meist auf externen Servern liegen. Unternehmen, die so einen Service anbieten, sollten unbedingt alle Forderungen und Gesetzmäßigkeiten an eine Dokumentendatenverarbeitung erfüllen.

Falls Sie interne Lösungen in Betracht ziehen sollten, dann sollten Sie unter anderem auf diese Dinge achten:

• Ist die Vertraulichkeitder gespeicherten Dokumente gewährleistet?
• Gibt es ein manipulationssicheres Berechtigungs- bzw. Rollenkonzept?
• Wie hoch ist die Passwortstärke und gibt es idealerweise eine Zwei-Wege-Authentifizierung?
• Werden personenbezogenen Dateien und Daten entsprechend verschlüsselt?

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Frage, wie lange ein Dokument gespeichert werden darf bzw. gespeichert werden soll. Zusätzlich sollte geklärt werden, ob elektronische Verschlüsselungen der Dokumente notwendig sind. Außerdem sollten Sie sich Gedanken darüber machen, ob und wie Dateien auf mobile Endgeräte gelangen dürfen und wie sie dort geschützt werden können.

Ein Dokumentenmanagementsystem speichert in der Regel alle Änderungen, die an einem Dokument vorgenommen wurden sowie den Bearbeiter und den exakten Zeitpunkt, an dem diese Änderung herbeigeführt wurde. Wichtig: Diese Daten dürfen allerdings nicht zur Verhaltens- oder Leistungskontrolle einzelner Nutzer benutzt werden!

Aufbewahrungsfristen

Generell sind Gewerbetreibende dazu verpflichtet, geschäftliche Unterlagen über einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren. Je nach Dokument müssen diese sechs Jahre oder gar bis zu zehn Jahre archiviert werden. Eine ausführliche Erläuterung können wir Ihnen an dieser Stelle jedoch nicht bieten, da dies sonst den Rahmen dieses Artikels sprengen würde.

Bei Zweifeln über die Aufbewahrungsdauer empfiehlt es sich, die Daten mindestens zehn Jahre oder sogar darüber hinaus aufzubewahren. In der Regel betrifft dies aber nur steuerliche Angelegenheiten. Im Zweifelsfall sollten Sie aber lieber trotzdem einen Steuerberater konsultieren.

Ein Dokumentenmanagementsystem hilft Ihnen natürlich auch bei dieser Aufgabe: Durch das Erstelldatum erkennt das System nämlich automatisch, ob eine Datei die Aufbewahrungsfrist bereits überschritten hat. Sie können sich also anzeigen lassen, welche Dokumente das betrifft und diese dann gegebenenfalls separat löschen.

Grundfunktionen unserer Software

Mit unserer iManSys Software-Welt Prozesse & Qualität können Sie Ihren Mitarbeitern benötigte Dateien nicht nur schnell und einfach zugänglich machen, sondern auch Ihre Arbeitsprozesse beschleunigen und verschiedene Workflows durchführen.

Ihre Vorteile mit iManSys Prozesse & Qualität

Das Erfassen von unterschiedlichen Dateien und Formaten ist somit kein Problem mehr. Egal ob Handbücher, Checklisten, Verträge oder innerbetriebliche Formulare – Ihre Mitarbeiter finden immer genau die Informationen, die sie gerade benötigen. Dank der intuitiven Bedienung unseres Systems ist es für Ihre Angestellten ein Leichtes, Informationen zu finden bzw. anderen Kollegen zur Verfügung zu stellen.

Alle Dokumente werden übrigens zu jeder Zeit zwischengespeichert und die verschiedenen Versionen können immer und überall aufgerufen werden. Dank dieser automatischen Archivierung geht Ihnen also kein Arbeitsschritt verloren.

Zusammenfassung: Vorteile Dokumentenmanagementsystem

• Stellen Sie Ihren Mitarbeitern gezielt die Informationen und Daten in verschiedenen Dateiformaten zur Verfügung, die sie gerade brauchen und verbessern Sie so Ihre interne Informationsdichte
• Verwalten Sie all Ihre Dokumente zentral und lenken Sie die Verwaltung Ihrer Datensätze
• Überwachen Sie bequem Aufbewahrungsfristen und andere Aufgaben und lassen Sie sich via Mail über deren Stand informieren
• Anstatt große und schwere Aktenordner zu durchblättern, finden Sie benötigte Informationen nun in Sekundenschnelle
• Sparen Sie Kopien und schützen Sie so die Umwelt

Für weitere Informationen zum Thema Dokumentenmanagementsystem sowie HSQE-Management empfehlen wir die Lektüre unseres kostenfreien E-Books.