Unfälle und Verletzungen müssen in einem Verbandbuch dokumentiert werden – unabhängig davon, wie „unwichtig“ oder „kleinteilig“ dieser Vorfall auf den ersten Blick erscheinen mag. Schließlich können im schlimmsten Fall Spätfolgen eintreten, die im ersten Moment nicht erkennbar sind. Eine detaillierte und ausführliche Dokumentation des Arbeitsunfalls hilft dabei, diesen zu einem späteren Zeitpunkt besser nachzuvollziehen.
Mit einer Software-Lösung für das digitale Verbandbuch können sämtliche (Beinahe-)Unfälle erfasst, dokumentiert und im Nachgang analysiert bzw. bewertet werden. Auf Grundlage dieser Analysen lassen sich entsprechende Schutz- und Präventionsmaßnahmen ableiten. So können Gefahren und Risiken im Unternehmen identifiziert werden, noch bevor ein folgeschwerer Unfall eintritt. In unserem Beitrag widmen wir uns daher den Anforderungen für ein digitales Verbandbuch.
Wenn Sie die Funktionsweisen des digitalen Verbandbuches von iManSys kennenlernen möchten, empfehlen wir Ihnen zudem die Lektüre unseres E-Books zum digitalen HSQE-Management.
Das richtige Verhalten bei eintretenden Arbeitsunfällen, eine detaillierte Dokumentation der Unfallsituation sowie eine anschließende Analyse der Gefahrenpotentiale im Unternehmen sorgen für einen nachhaltigen Gesundheitsschutz im Unternehmen.
Erste-Hilfe-Maßnahmen in Folge von Arbeitsunfällen, Verletzungen am Arbeitsplatz oder Wegeunfälle – der Arbeitgeber ist dazu verpflichtet, diese Vorkommnisse zu dokumentieren. Im § 24 Abs. 6 der DGUV Vorschrift 1 „Grundsätze der Prävention“ heißt es:
„Der Unternehmer hat dafür zu sorgen, dass jede Erste-Hilfe-Leistung dokumentiert und diese Dokumentation fünf Jahre lang verfügbar gehalten wird. Die Dokumente sind vertraulich zu behandeln.“
§ 24 Abs. 6 der DGUV Vorschrift 1 „Grundsätze der Prävention“
Im Jahr 2019 wurden durch die DGUV rund 870.000 meldepflichtige Arbeitsunfälle verzeichnet. Dabei nehmen die Unfallzahlen im Vergleich zum Vorjahr leicht ab – was erfreulich ist (siehe Abbildung). Dieser Verlauf ist u. a. auf das gestiegene Bewusstsein der Unternehmer gegenüber einem präventiven Arbeits- und Gesundheitsschutz zurückzuführen.
In der Regel erfolgt die Dokumentation durch entsprechende Verbandbuch-Einträge. Darin müssen alle Vorgänge dokumentiert werden, bei denen irgendeine Form von Erster Hilfe erforderlich war. Folgende Angaben sind für einen Verbandbuch-Eintrag erforderlich:
- Name des Verletzten bzw. Erkrankten
- Datum/Uhrzeit des Unfalls bzw. Gesundheitsschadens
- Ort
- Hergang
- Art und Umfang der Verletzung/Erkrankung
- Namen der Zeuge
- Datum und Uhrzeit der Erste-Hilfe-Leistung
- Art und Weise der Erste-Hilfe-Leistung
- Name des Erste-Hilfe-Leistenden
Außerdem wird vorgeschrieben, dass die Dokumentation jeder Erste-Hilfe-Maßnahme fünf Jahre lang aufbewahrt, weggeschlossen und anschließend datenschutzkonform vernichtet wird.
Durch die Aufbewahrung der Informationen können zu einem späteren Zeitpunkt Ansprüche auf Leistungen durch die Unfallversicherung gerechtfertigt werden. Diese Situation tritt beispielsweise bei einem Unfall ein, der nicht unmittelbar ärztlich behandelt werden muss, es aber zu langfristigen Folgeschäden des Betroffenen kommt. Die Aufzeichnung gilt quasi als Nachweis, dass der Arbeitsunfall bzw. die Verletzung während einer versicherten Tätigkeit passiert ist. Nur dann erfolgt eine Kostenübernahme der Unfallversicherung.
Die Art und Form der Dokumentation in einem digitalen Verbandbuch
Wer die Dokumentation eines Unfalls bzw. einer Erkrankung vornimmt, ist nicht vorgeschrieben. Dies kann durch die Person erfolgen, die die Erste-Hilfe-Maßnahmen durchführt oder aber auch von der betroffenen Person selbst. Zu beachten ist jedoch, dass es sich hierbei um personenbezogene und daher sensible Daten handelt. Aus datenschutzrechtlicher Sicht müssen demnach besondere Regelungen und Vorkehrungen hinsichtlich der Zugriffberechtigungen getroffen werden.
Grundsätzlich gilt: Es existieren kaum Formvorschriften, wie eine Dokumentation eines Arbeitsunfalles durchgeführt werden muss. So kann die Dokumentation in einem Meldeblock, auf losen Notizzetteln oder durch ein digitales Verbandbuch vorgenommen werden. Der Arbeitgeber legt die Art und Weise fest.
Digitales Verbandbuch: Sensible Daten müssen geschützt werden
Im Unternehmensalltag werden in den verschiedensten Bereichen und zu jedem Zeitpunkt Daten gesammelt, verarbeitet oder gespeichert. Das Marketing trackt die Websitebesucher, der Vertrieb pflegt Kundendaten in das unternehmensinterne CRM-System ein und die Personalabteilung nutzt Instrumente für die elektronische Zeiterfassung. In jedem Fall handelt es sich um personenbezogene Daten, die in einem Dateisystem gespeichert werden.
Nach Art. 30 der EU-DSGVO müssen die Verantwortlichen ein Verzeichnis aller Verarbeitungstätigkeiten personenbezogener Daten führen.
Folgende Informationen müssen dokumentiert werden (Auszug):
- Namen und Kontaktdaten
- Zwecke der Datenverarbeitung
- Kategorien von Personen und Daten
- Kategorien von Empfängern
- Übermittlungen von Daten an ein Drittland
- vorgesehene Fristen für die Löschung
- allgemeine Beschreibung der technischen und organisatorischen Maßnahmen
Für den täglichen Umgang mit dem Verbandbuch ergeben sich daraus weitreichende Konsequenzen.
Ein klassisches, im Unternehmen offen herumliegendes Verbandbuch ist schon längst nicht mehr datenschutzkonform, da sich jeder Mitarbeiter darauf Zugriff verschaffen und die Daten der Kollegen einsehen kann.
Laut Art. 9 DSGVO gelten die in einem Verbandbuch eingetragenen Informationen als Gesundheitsdaten. Diese müssen sensibel behandelt werden, da sie personenbezogene Informationen enthalten.
Aufgrund ihrer hohen Schutzbedürftigkeit dürfen diese Daten nur unter strengen Voraussetzungen eingesehen und verarbeitet werden. Das Verbandbuch sollte also so abgelegt sein, dass nur berechtigte Personen darauf Zugriff haben. Diese werden idealerweise bereits im Vorfeld benannt.
Durch ein digitales Verbandbuch lassen sich diese Hürden beseitigen. Jeder Arbeitsunfall wird separat dokumentiert, personenbezogene Daten werden vertraulich behandelt und Zugriffsrechte können ganz einfach vergeben werden. Dies ist jedoch nicht der einzige Vorteil, der für ein digitales Verbandbuch spricht.
Fünf Gründe für ein digitales Verbandbuch
Mit einer Software-Lösung für das digitale Verbandbuch lassen sich (Beinahe-)Unfälle erfassen, dokumentieren und im Nachgang analysieren. Nachfolgend haben wir die wesentlichen Vorteile einer Verbandbuch-Software zusammengefasst.
1 – Monitoring von Verletzungen und Unfällen
Hin und wieder kommt es vor, dass es in bestimmten Arbeitsbereichen wiederkehrende Arbeitsunfälle oder Verletzungen auftreten. Im Arbeitsalltag mangelt es oftmals an Gefahrenbewusstsein. Durch ein digitales Verbandbuch gelingt es, Struktur und Übersicht in die Dokumentation von Arbeitsunfällen zu bringen. Dadurch können Lücken in der Unfallverhütung geschlossen und ernsthaften Unfällen nachhaltig vorgebeugt werden. Typische Unfallszenarien lassen sich schneller erkennen. Das erleichtert auch die frühzeitige Organisation von Präventionsmaßnahmen.
2 – Einhaltung von Datenschutz
Ein digitales Verbandbuch ermöglicht es, Zugriffsberechtigungen an die Mitarbeiter des Unternehmens zu verteilen. So dürfen Benutzer nur dann Daten einsehen, Änderungen vornehmen oder sich Unfallstatistiken anzeigen lassen, wenn sie die entsprechenden Zugriffsberechtigungen haben. Diese lassen sich bereits im Vorfeld einstellen. So sieht jeder Anwender wirklich nur das, was er auch wirklich sehen darf. Verletzungen und Arbeitsunfälle werden damit rechtssicher und datenschutzkonform dokumentiert.
3 – Rechtsgrundlage für die Erhebung von Gesundheitsdaten
Die durch ein digitales Verbandbuch dokumentierten Unfälle und Erste-Hilfe-Maßnahmen dienen als notwendiger schriftlicher Nachweis, dass ein Gesundheitsschaden bei einem versicherten Mitarbeiter eingetreten ist. Diese hinterlegten Informationen sind die Voraussetzung dafür, dass ein betrieblicher Unfall überhaupt als Arbeitsunfall bei der zuständigen Berufsgenossenschaft anerkannt und Leistungsansprüche durchgesetzt werden können. Das kann zu dem Zeitpunkt wichtig werden, wenn Spätfolgen eintreten sollten. Die digitale Dokumentation hat den Vorteil, dass alles zentral in einem System abgelegt ist – was insbesondere bei standortübergreifenden Auswertungen sinnvoll ist.
4 – Unfallanzeigen digital erstellen
Nach § 193 SGB VII sind Unternehmer dazu verpflichtet, dem Unfallversicherungsträger Arbeits- und Wegeunfälle zu melden, wenn diese eine mehr als dreitätige Arbeitsunfähigkeit oder den Tod der versicherten Person zur Folge haben. Durch ein digitales Verbandbuch können Unfallanzeigen digital erstellt sowie notwendige Vorbeuge- und Korrekturmaßnahmen für den Arbeitsalltag eingeleitet werden. Durch ein Vorlagensystem sparen sich die Verantwortlichen eine Menge Aufwand.
5 – Ein digitales Verbandbuch ermöglicht einen effizienten Dokumentationsprozess
Es ist wichtig, dass (Beinahe)Unfälle und Erste-Hilfe-Leistungen am Arbeitsplatz nachvollziehbar erfasst und anschließend sauber dokumentiert werden. Digitale Lösungen versprechen übersichtliche Eingabemasken und eine intuitive Menüführung, damit die Routineprozesse möglichst einfach und schnell zu erledigen sind. Ein digitales Verbandbuch ermöglicht zudem die zentrale Erfassung und Verwaltung aller Informationen in einem System. Somit ist der Zugriff auf diese Daten zu jeder Zeit und von überall möglich. Entsprechende Maßnahmen können vorbereitet und abgeleitet werden.
Ein digitales Verbandbuch bietet eine Vielzahl an Vorteilen, die je nach unternehmensinternen Anforderungen entsprechend gewichtet und priorisiert werden sollten. Es ist empfehlenswert, auf eine ganzheitliche Software-Lösung zu setzen, um von einem ganzheitlichen Arbeits- und Gesundheitsschutz in Ihrem Unternehmen profitieren zu können. So können auch Gefährdungsbeurteilungen erstellt sowie Mitarbeiterunterweisungen auf digitalem Wege organisiert werden.
Wenn Sie wissen möchten, welche Lösungsansätze unsere Software-Lösung iManSys bietet, dann empfehlen wir Ihnen die Lektüre unseres kostenfreien E-Books.
Weiterführende Informationen:
DGUV Vorschrift 1. Online verfügbar unter https://www.dguv.de/de/praevention/vorschriften_regeln/dguv-vorschrift_1/index.jsp, Zugriffsdatum: 08.01.2021.
DSGVO: Datenschutz-Grundverordnung. Online verfügbar unter: https://dsgvo-gesetz.de/, Zugriffsdatum: 08.01.2021.
SGB VII: Gesetze im Internet. Online verfügbar unter https://www.gesetze-im-internet.de/sgb_7/, Zugriffsdatum: 08.01.2021.
Statista (2020): Gemeldete Arbeitsunfälle in Deutschland seit 1986. Online verfügbar unter: https://de.statista.com/statistik/daten/studie/6051/umfrage/gemeldete-arbeitsunfaelle-in-deutschland-seit-1986/, Zugriffsdatum: 08.01.2021.
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