Software für Gefährdungsbeurteilung – Was Sie im Vorfeld wissen sollten

Die Identifikation von Gefährdungen für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gehört zu den grundlegenden Aufgaben eines funktionierenden Arbeits- und Gesundheitsschutzes in Unternehmen. Die Anforderungen an Gefährdungsbeurteilungen können dabei je nach Anlass und Tätigkeit unterschiedlich komplex ausfallen. Eine Software für Gefährdungsbeurteilung unterstützt hier das systematische Risikomanagement in Unternehmen.

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Gefährdungsbeurteilung: Anforderungen, Stufenkonzept und Methodenauswahl

Der Gesetzgeber macht keine Vorschriften, wie eine Gefährdungsbeurteilung durchgeführt soll. Entscheidend ist, die betrieblichen Umstände zu berücksichtigen und die ausgewählten Instrumente dem vorhandenen Bedarf anzupassen. Im Vorfeld ist es hilfreich, die wesentlichen Anforderungen an eine Gefährdungsbeurteilung durchzugehen (Auszug):

• Berücksichtigen Sie alle Gefahrenquellen sowie sämtliche körperliche und psychische Gefährdungsfaktoren im Unternehmen.
• Gehen Sie systematisch vor: von der Analyse, über die Risikobewertung und Maßnahmenentwicklung, bis hin zur Wirksamkeitsprüfung.
• Passen Sie die Gefährdungsbeurteilung an die betrieblichen Bedingungen hinsichtlich Branche, Tätigkeit, Personal, Budget etc. an.
• Nutzen Sie arbeitswissenschaftliche Erkenntnisse zur Optimierung Ihrer Gefährdungsbeurteilung.
• Fokussieren Sie sich bei der Maßnahmenentwicklung auf die Gefährdungsvermeidung.
• Beziehen Sie die Mitarbeiter mit ein, um ein vollständiges Bild über die Gefährdungen im Arbeitsalltag zu bekommen.
• Holen Sie sich fachkundige Unterstützung dazu.

Bei steigender Anzahl von Tätigkeiten und Arbeitsplätzen wird auch der Aufwand beim Erstellen von Gefährdungsbeurteilungen entsprechend höher. Um das Verfahren möglichst effektiv zu gestalten, ist es ratsam, mit Stufenkonzepten zu arbeiten.

• Für eine erste Orientierung bietet sich eine Grobanalyse an. Hier werden alle Büros und Arbeitsplätze betrachtet. Anschließend gilt es, gleichartige Gefährdungen und Belastungen zu identifizieren, um Arbeitsplätze zusammenfassen zu können. Dadurch lassen sich repräsentative Beispielarbeitsplätze bilden.
• Gibt es Hinweise auf erhöhte Gefährdungen oder gesundheitliche Probleme, kommt die Feinanalyse ins Spiel. Hier sollten Ursachenzusammenhänge erkannt und wirkungsvolle Maßnahmen entwickelt werden. Dafür sind jedoch präzisere Methoden als bei der Grobanalyse notwendig.

Die verschiedenen Belastungs- und Beanspruchungsfaktoren für Tätigkeiten oder Arbeitsplätze lassen sich mit einer Vielzahl an Methoden ermitteln. Grundsätzlich ist eine Beratung durch Fachkräfte für Arbeitsschutz empfehlenswert. Für einen ersten Überblick der Methoden kann folgende Systematik herangezogen werden:

• Bedingungsbezogene Instrumente beziehen sich auf Arbeitsbedingungen sowie die damit verbundenen Gefährdungen für Arbeitsplatz bzw. Tätigkeit. Im Zentrum steht die Ermittlung von Einflussfaktoren auf Beschäftigte.
• Um für ausreichend Akzeptanz im Unternehmen zu sorgen (bspw. bei der Ermittlung psychischer Belastungen), sind mitarbeiterorientierte Instrumente zu nutzen. Dazu gehören u. a. Checklisten, Fragebögen oder Gesundheitszirkel. Insbesondere für die Umsetzungen von Maßnahmen sind diese Instrumente enorm hilfreich.
• Für die individuelle Bewältigung von Arbeitsbelastungen stehen die personenbezogenen Instrumente zur Verfügung. Hier wird ermittelt, ob und in welcher Weise Personen oder Personengruppen beansprucht oder gar gesundheitlich beeinträchtigt werden. Denkbar sind hier Befragungen durch Fachexperten zu Beschwerden oder Erkrankungen.

Um die Verantwortlichen bei der Vielzahl an Aufgaben zu entlasten, ist der Einsatz einer Software für Gefährdungsbeurteilungen ratsam. Dabei ist eine Prüfung der spezifischen Anforderungen im Unternehmen sowie der Funktionalitäten der Software notwendig.

Software für Gefährdungsbeurteilung – Anforderungen und Funktionalitäten

Tätigkeitsbereiche und Arbeitsplätze unterscheiden sich von Abteilung zu Abteilung, von Unternehmen zu Unternehmen, von Branche zu Branche. Umso wichtiger ist es, eine entsprechende Systematik für das Erstellen von Gefährdungsbeurteilungen festzulegen und diese in der ausgewählten Software abbilden zu können. Folgende Punkte sollten dabei berücksichtigt werden:

• Eine wesentliche Aufgabe eines ganzheitlichen Arbeits- und Gesundheitsschutz ist die durchgängige Dokumentation der Gefährdungsbeurteilung. Dazu gehören sowohl vorliegende Gefährdungen als auch ausgeschlossene Gefährdungsfaktoren. Eine Software für Gefährdungsbeurteilung sollte also über eine zentrale Datenhaltung verfügen, damit alle Mitarbeiter auf den gleichen Datenbestand zurückgreifen können.
• Gefährdungs- und Belastungsfaktoren müssen ermittelt und bewertet werden. Dies geschieht durch die Abbildung des Ist-Zustandes (ohne Maßnahmen) und des Soll-Zustandes (mit entsprechenden Maßnahmen). Eine Software für Gefährdungsbeurteilung sollte entsprechende Risikobewertungen anbieten, bspw. die Risikomatrix nach Nohl.
• Jeder Schritt des Analyseverfahrens wird idealerweise mit einer vollständigen Checkliste bearbeitet. Diese sollten in der Software als Vorlage abgebildet sein oder alternativ in wenigen Schritten erstellt werden können. Erfahrene Fachkräfte haben hier zwar weniger Bedarf, jedoch nutzen Beschäftigte Checklisten gern für die Grobanalyse des eigenen Arbeitsplatzes.
• Bei der Ermittlung von Arbeitsbelastungen wird bei der Feinanalyse oft nach dem Gesundheitsstatus von Beschäftigten gefragt. Für die Dokumentation ist es unbedingt notwendig, Anonymität sicherzustellen. Für die Auswertung reicht es aus, Trends und Vergleiche zwischen Abteilungen ablesen zu können.

Diese wenigen Punkte bieten eine erste Orientierung für die Auswahl einer Software für Gefährdungsbeurteilung. Weitere Details rund um das Thema digitale Gefährdungsbeurteilung liefert unser Beitrag.

Ein letzter Hinweis: Erfahrungsgemäß unterscheiden sich die Ansprüche und Forderungen von Unternehmen in Bezug auf das Erstellen von Gefährdungsbeurteilungen. Dementsprechend sollte die Software für Gefährdungsbeurteilung auch die Möglichkeit für individuelle Anpassungen bieten.

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Weiterführende Informationen:

Boß, J., et al. (2014): Praxisorientierte Entwicklung eines Client-Server-Systems zur Durchführung von Gefährdungsbeurteilungen. Online verfügbar unter https://www.researchgate.net/profile/Volker_Wohlgemuth/publication/271134503_Praxisorientierte_Entwicklung_eines_Client-Server-Systems_zur_Durchfuhrung_von_Gefahrdungsbeurteilungen/links/54be797a0cf218da9391ee50.pdf (Zugriffsdatum: 24.07.2018).

Rundnagel, R. (o.J.): Umsetzung der Gefährdungsbeurteilung bei Bildschirmarbeit. Online verfügbar unter http://bagm.de/download/Umsetzung_Gefaehrdungsbeurteilung_Bildschirmarbeit.pdf (Zugriffsdatum: 24.07.2018).