Die seit dem 25. Mai 2018 geltende Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sieht vor, dass alle Auftragsarbeiter ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten für personenbezogene Daten führen müssen (Art. 30 DSGVO). Dazu gehören auch Einträge in das Verbandbuch für (Beinahe-)Unfälle. Wir erklären, welche Konsequenzen für das Vorfallmanagement in Unternehmen resultieren und welche Vorteile ein elektronisches Verbandbuch für den Datenschutz bietet.
In unserem kostenfreien E-Book erhalten Sie einen ersten Überblick über unsere Verbandbuch-Software, die Ihnen dabei hilft, den Datenschutz im Unternehmen zu gewährleisten.
Verbandbuch – Dokumentation von (Beinahe-)Unfällen und Erste-Hilfe-Leistungen
Nach der Unfallverhütungsvorschrift „Grundsätze der Prävention“ der DGUV haben Unternehmer dafür zu sorgen, dass sämtliche Erste-Hilfe-Leistungen dokumentiert werden. Die Dokumente müssen fünf Jahre lang verfügbar gehalten werden und sind zudem vertraulich zu behandeln (§ 24 Abs. 6). Das ist insbesondere für die Behandlung von Spätfolgen notwendig. Die Daten bilden zudem die Grundlage für Erfassung, Untersuchung und Auswertung von nicht-meldepflichtigen Unfällen sowie Beinahe-Unfällen.
Für die Erfassung der Daten ist dabei ein Verbandbuch zu empfehlen (siehe dazu DGUV-Information 204-020 „Verbandbuch“). Folgende Informationen müssen hier festgehalten werden:
- Name der verletzten bzw. erkrankten Person
- Angaben zum Hergang des Unfalls/Gesundheitsschadens (Datum/Uhrzeit, Ort, Hergang, Art und Umfang der Verletzung/Erkrankung)
- Name der Zeugen
- Erste-Hilfe-Leistung (Datum/Uhrzeit, Art und Weise der Erste-Hilfe-Maßnahmen)
- Name des Ersthelfers/der Ersthelferin
Dabei ist nicht vorgeschrieben, welche Person im Unternehmen mit der Dokumentation beauftragt werden soll. Idealerweise handelt es sich hier um diejenigen Personen, welche die Erste Hilfe durchgeführt haben, als die Ersthelferin oder der Ersthelfer. Entscheidend ist jedoch, dass die aufgezeichneten Daten vertraulich behandelt werden. Unbefugte dürfen keinen Zugriff auf das Verbandbuch oder dem entsprechenden Meldeblock haben. Insbesondere durch die seit dem 25. Mai 2018 geltende DSGVO ist es wichtig, das Verbandbuch auf aktuelle Datenschutz-Anforderungen zu prüfen.
Datenschutz bei typischen Verarbeitungstätigkeiten
In der Alltagspraxis von Unternehmen werden in den verschiedensten Bereichen Daten verarbeitet. So sammeln z. B. Marketing-Abteilungen Informationen über die Webseitenbesucher, der Vertrieb pflegt Kundendaten in das unternehmensinterne CRM-System ein und die Personalabteilung nutzt Instrumente für die elektronische Zeiterfassung. In jedem Fall handelt es sich um personenbezogene Daten, die in einem Dateisystem gespeichert werden. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Dokumentation in digitaler Form oder durch eine Sammlung von Akten erfolgt.
Nach Art. 30 der EU-DSGVO (Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten) müssen die Verantwortlichen (ggf. die Vertreter) ein Verzeichnis aller Verarbeitungstätigkeiten personenbezogener Daten führen. Folgende Informationen müssen dokumentiert werden (Auszug):
- Namen und Kontaktdaten
- Zwecke der Datenverarbeitung
- Kategorien von Personen und Daten
- Kategorien von Empfängern
- Übermittlungen von Daten an ein Drittland
- vorgesehene Fristen für die Löschung
- allgemeine Beschreibung der technischen und organisatorischen Maßnahmen
Die DSGVO hat somit die bis dahin vorgeschriebenen Verfahrensverzeichnisse abgelöst. Für den täglichen Umgang mit dem Verbandbuch hat das weitreichende Konsequenzen, denn schließlich werden hier sensible Daten eingetragen, die es zu sichern gilt.
Verbandbuch und Datenschutz – Möglichkeiten zur rechtskonformen Dokumentation
In vielen Unternehmen liegt das Verbandbuch an einem öffentlich zugänglichen Ort aus, bspw. beim Verbandkasten. In diesem Fall hat jeder Zugriff auf die Dokumentation der Arbeitsunfälle und somit Gesundheitsdaten der Betroffenen. Um den Datenschutz-Anforderungen zu entsprechend, gibt es nun verschiedene Möglichkeiten (Auszug):
1.) Das Verbandbuch wird in einem abschließbaren Schrank gelagert. Somit haben nur die Verantwortlichen Zugriff auf die dokumentierten Gesundheitsdaten. Hier ergibt sich jedoch die Schwierigkeit, dass Dritte (bspw. die Ersthelfer) keine Eintragungen machen können. Es ist immer auf die verantwortliche Person zu warten.
2.) Eine sehr einfache Methode zur Sicherung der Daten bei Arbeitsunfällen ist die Verwendung eines „Abreißblockes“. Bei bestehender Notwendigkeit wird ein entsprechendes Blatt abgerissen, ausgefüllt und sicher verwahrt. In diesem Fall hat jeder Zugriff auf das Werkzeug, aber nicht auf die dokumentierten Gesundheitsdaten.
3.) Eine dritte Möglichkeit ist die elektronische Datenverarbeitung. Mit einer Verbandbuch-Software können sämtliche Informationen über Arbeitsunfälle zentral in einem System hinterlegt werden. Die entsprechenden Zugriffsberechtigungen lassen sich bereits in Vorfeld einstellen.
Der Einsatz einer Verbandbuch-Software bietet nicht nur für den Datenschutz in Unternehmen zahlreiche Vorteile. Auch für die Auswertung ist eine elektronische Lösung eine Arbeitserleichterung. So lassen sich bspw. Unfallanzeigen für die zuständige Berufsgenossenschaft mit nur wenigen Klicks erstellen.
Verschaffen Sie sich einen ersten Überblick über die Funktionalitäten unserer Verbandbuch-Software und stellen Sie den Datenschutz in Ihrem Unternehmen sicher.
Weiterführende Informationen:
Digitale Gefährdungsbeurteilung – Alles auf einen Klick
DGUV (2004): Grundsätze der Prävention. Online verfügbar unter http://publikationen.dguv.de/dguv/pdf/10002/v-a1.pdf (Zugriffsdatum: 30.08.2018)
DGUV (o.J.): Dokumentation von Erste-Hilfe-Leistungen. Online verfügbar unter https://www.dguv.de/fb-erstehilfe/themenfelder/dokumentation-von-erste-hilfe-leistungen/index.jsp (Zugriffdatum: 30.08.2019)
DSGVO (2016): Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten. Online verfügbar unter https://www.datenschutz-grundverordnung.eu/grundverordnung/art-30-ds-gvo/ (Zugriffsdatum: 30.08.2018)
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