Besucherverwaltung – Software für Einweisungen und Schulungen

Die Besucherverwaltung bzw. das Fremdfirmenmanagement in Unternehmen ist äußerst individuell. Es gelten unterschiedlichste Anforderungen an den Einweisungs- bzw. Unterweisungsprozess, bspw. die Besucherregistrierung, die Steuerung der Zugangskontrolle, die Ausweiserstellung sowie die Dokumentation. In unserem Beitrag erklären wir Ihnen, wie Sie mit der Software-Welt „Unterweisen & Schulen“ von iManSys alle Aufgaben im Blick haben und zentral verwalten können.

Tipps zur Erstellung von digitalen Unterweisungen mit iManSys sind außerdem Bestandteil unseres kostenfreien E-Books.

Besucherverwaltung – Software für Einweisungen und Schulungen

Der Prozess der Besucherverwaltung kann mit steigender Anzahl der Unternehmensstandorte und Anzahl der Besucher und Fremdfirmenmitarbeiter zunehmend komplexer werden. Eine Software für die Besucherverwaltung ist empfehlenswert, um u. a. die verschiedenen Arbeitsprozesse zu synchronisieren und die Dokumentation zu vereinfachen. Die Software-Lösungen von iManSys ermöglichen nicht nur das komplette Fremdfirmenmanagement, sondern bieten auch ein einfaches und sicheres Werkzeug für die Organisation, Erstellung und Durchführung von Unterweisungen, Einweisungen und Schulungen. Alle Informationen rund um das Thema elektronische Unterweisung finden Sie in unserem Artikel hierzu.

Für die Besucherverwaltung in Unternehmen gibt es in der HSQE-Software-Lösung iManSys eine Vielzahl an realisierbaren Konzepten, die auf vielfältige Anforderungen und Bedürfnisse angepasst werden können. Im Vorfeld ist es für die Besucherverwaltung notwendig, entsprechende Rollen und Rechte in der Software zu vergeben, um den reibungslosen Arbeitsablauf zu gewährleisten.

• 1. Der Besuchsplaner bereitet den Besuch von externen Mitarbeitern und Besuchern im Vorfeld vor und plant bzw. entfernt Besuche. Zudem kann er standortübergreifend Fremdfirmenmitarbeiter recherchieren. Das ist hilfreich, um bereits angelegte, also registrierte Nutzer nicht doppelt in das System einzupflegen. Der geplante Besuch wird danach an die Besucherverwaltung weitergeleitet.
• 2. Der Besucherverwalter (bspw. der Pförtner) legt Besucher an seinem Standort an und erstellt die entsprechenden Besucherausweise. Auch er ist in der Lage, standortübergreifend Fremdfirmenmitarbeiter zu recherchieren. Er „betreut“ die Besucher während des gesamten Aufenthaltes, indem der die Besuche startet, pausiert und schließlich auch beendet.

Grundsätzlich lassen bei der Registrierung von Besuchern oder Fremdfirmenmitarbeitern zwei Varianten unterscheiden:

• 1. Die Gäste werden über die Besucherverwaltung angelegt. In diesem Fall wird in der Software eine ID generiert, über die sich die Gäste zu gegebener Zeit anmelden können.
• 2. Alternativ steht in der HSQE-Software-Lösung iManSys eine Selbstregistrierungsfunktion zur Verfügung, bei der die Gäste selbständig einen Zugang anlegen. Auch hier wird eine entsprechende ID generiert.

Der Prozess der Besucherverwaltung gestaltet sich mit iManSys dabei ebenso einfach wie effektiv. In nur wenigen Schritten werden alle notwendigen Besuche erstellt bzw. Konten reaktiviert, Besucher und Fremdfirmenmitarbeiter an- bzw. abgemeldet sowie Besucherausweise erstellt. Weiter besteht jederzeit Einsicht in den aktuellen Stand der Einweisung für die Nutzer. Die zentrale Ablage stellt zudem notwendige Maßnahmen im Ausnahmefall sicher (bspw. Listendruck für Evakuierungsfälle).

Folgender idealtypischer Prozess erläutert die verschiedenen Funktionen von iManSys:

• 1. Bei einem geplanten Besuch legt der Besucherverwalter einen neuen Nutzer im System an und trägt die entsprechenden Stammdaten ein (u. a. Name und Vorname, Firma, Besuchstermin). Alternativ besteht auch die Möglichkeit, dass sich der Besucher im Vorfeld selbständig registriert (online).
• 2. Am Tag des Besuchs erfolgt die Anmeldung bei dem Pförtner, der die abgelegten Nutzerdaten im System abgleicht. Natürlich kann der Besucher sich auch vor Ort selbst anmelden (bspw. an einem Terminal).
• 3. Der Besucher erhält nun die ihm zugewiesene Schulung, welche es abzuarbeiten gilt. Eine optionale Verständniskontrolle stellt sicher, dass die geschulten Inhalte auch verstanden wurden. Bei einer Registrierung im Vorfeld kann die Schulung im Vorfeld absolviert werden. Das erspart natürlich Zeit bei der Anmeldung vor Ort.
• 4. Wurde die Verständniskontrolle erfolgreich bestanden, aktiviert der Besucherverwalter den Nutzer. Das bedeutet: Der Besucher befindet sich nun auf dem Werksgelände.
• 5. Für jeden Besucher werden ausdruckbare Besucherausweise erzeugt. Zudem werden auch Ansprechpartner sowie ausgehändigte Gegenstände dokumentiert.
• 6. Der Besucherverwalter überwacht den Besuch am Monitor und kann kritische Zustände feststellen, z. B. die Überschreitung der maximalen Aufenthaltsdauer.

Durch die zahlreichen Funktionalitäten und der einfachen Bedienung ermöglicht die HSQE-Software-Lösung iManSys den reibungslosen Ablauf der Besucherverwaltung bzw. des Fremdfirmenmanagements. Die Vorteile unserer Software für die Besucherverwaltung sind ebenso zahlreich wie praxiserprobt (Auszug):

• standortspezifische Einweisung mit Abbildung unternehmensspezifischer Standorte
• Berücksichtigung von fremdsprachigen Besuchern (28 Sprachen, zusätzlich erweiterbar)
• individuelle Anpassung der Nachweise und Besucherausweise
• individuelle Gestaltung der Verständniskontrollen (bspw. Anzahl von Versuchen und Fragen)
• Vermeiden von unnötigen Mehrfacheinweisungen durch einheitliche Dokumentation
• Entlastung des Wachschutzpersonals
• Kopplung an bestehende Zugangskontrollsysteme

Für weitere Informationen über die Erstellung von Unterweisungen, Einweisungen und Schulungen empfehlen wir Ihnen die Lektüre unseres kostenfreien E-Books rund um das HSQE-Management.

Weiterführende Informationen:

Alles zu unserer Software-Welt „Unterweisen & Schulen“ finden Sie hier.