Erstunterweisung in Unternehmen

Mitarbeiterunterweisungen gehören laut § 12 Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) zu den grundlegen Pflichten des Arbeitgebers. Bei der Neueinstellung von Mitarbeitern oder der Aufnahme einer neuartigen Tätigkeit ist die Erstunterweisung in Unternehmen zwingend notwendig.

In unserem kostenfreien Whitepaper erklären wir Ihnen, was Sie bei der Organisation und Durchführung von (elektronischen) Unterweisungen zu beachten haben und geben Ihnen wertvolle Tipps zur didaktischen Aufbereitung der Inhalte.

Erstunterweisung in Unternehmen – Verantwortlichkeiten und Inhalte

Die Gesamtverantwortung für Unterweisungen der Mitarbeiter liegt bei der Unternehmensleitung. Diese kann jedoch weitere Vorgesetzte (bspw. Abteilungs- und Teamleiter) mit der Durchführung der Unterweisung beauftragen, welche umfangreiche Kenntnisse über ihren Verantwortungsbereich haben. Für Inhalt und Form der Unterweisung stehen Fachkräfte für Arbeitssicherheit beratend zu Seite und müssen gemäß § 5 des Arbeitssicherheitsgesetztes (ASiG) schriftlich bestellt werden.

Die Erstunterweisung in Unternehmen hat zum Ziel, neue Beschäftigte über die betrieblichen Gegebenheiten sowie die damit verbundenen Arbeits- und Gesundheitsschutzmaßnahmen zu informieren. Dazu gehören

1. allgemeine betriebliche Regelungen, bspw.

• Flucht- und Rettungswege,
• Verhalten im Brandfall,
• Erste-Hilfe-Maßnahmen oder
• Lärmschutz, sowie

2. arbeitsplatzbezogene Richtlinien und Hinweise, bspw.

• Ordnung und Sauberkeit am Arbeitsplatz,
• Einsatz persönlicher Schutzausrichtung,
• Arbeiten an Maschinen oder
• sachgerechter Umgang mit Gefahrstoffen.

Die verschiedenen Themenbereiche können sowohl einzeln als auch in zusammengefasster Form vermittelt werden. In größeren Betrieben ist aufgrund der inhaltlichen Bandbreite letztere zu empfehlen. Auch die anvisierte Teilnehmeranzahl ist in die Durchführungsplanung einzubeziehen. So ist es durchaus ratsam, komplexe Themen für einen kleineren Adressatenkreis vorzubereiten, um die eventuellen Nachfragen erfassen zu können.

Der Ort der Unterweisung ist dabei nicht vorgeschrieben. In einigen Betrieben sind Ausbildungs- und Besprechungsräume eingerichtet. Für die Erstunterweisung in Unternehmen ist es auch durchaus sinnvoll, den Arbeitsplatz zu nutzen, um sich vor Ort mit den Anforderungen vertraut zu machen.

Ebenso entscheidend ist die Auswahl geeigneter Unterweisungsmethoden. Für die Erstunterweisung eignen sich dabei einige Methoden mehr als andere. Um Zeit und Aufwand zu sparen, bieten sich auch elektronische Unterweisungen an. Hier lassen sich entsprechende Formulierungen und Visualisierungen adäquat abbilden. Entscheidend ist letztlich, dass alle Unterweisungsteilnehmer die Inhalte verstehen und nachvollziehen können.

Inhalt und Zeitpunkt der Erstunterweisung in Unternehmen sollten dokumentiert werden. Dies ist insbesondere bei Tätigkeiten mit Gefahrstoffen zwingend notwendig. Dies ist u. a. im Schadensfall für weitere Versicherungsfragen von enormer Wichtigkeit.

Checkliste für die Erstunterweisung

Bei einer Erstunterweisung sollten nicht nur die wesentlichen Inhalte abgearbeitet, sondern auch deren Wichtigkeit kommuniziert werden. Allgemeine Checklisten sind hilfreich, um eine standardisierte Vorgehensweise sicherzustellen. Folgende Schwerpunkte sollten dabei berücksichtigt werden (Auszug):

• 1. Allgemeine Informationen über den Betrieb: Machen Sie einen Rundgang durch den Betrieb und stellen sie die Kollegen sowie die wesentlichen Räumlichkeiten vor.
• 2. Bedeutung des Arbeitsschutzes im Betrieb: Erläutern Sie, welche Maßnahmen im Betrieb getroffen werden. Erklären Sie die vorhandenen Gebots- und Verbotsregeln sowie entsprechende Kennzeichnungen. Vergessen Sie dabei nicht, die verantwortlichen Personen vorzustellen (z. B. Fachkraft für Arbeitssicherheit, Betriebsarzt).
• 3. Erwartungen an die Mitarbeiter: Machen Sie deutlich, welche Verantwortung jeder einzelne Mitarbeiter im Betrieb trägt. Dazu können die Meldepflicht bei Unfällen oder die Meldung von Gefahren gehören.
• 4. Erstunterweisung am Arbeitsplatz: Unterweisen Sie die entsprechenden Mitarbeiter über die allgemeinen betrieblichen Bedingungen sowie die arbeitsplatzbezogenen Richtlinien und Hinweise.
• 5. Gesonderte Ein- und Unterweisungen: Vermerken Sie, welche Inhalte im Anschluss gesondert geklärt werden müssen. Bereiten Sie dementsprechend einen Zeitplan vor.
• 6. Fragen des Mitarbeiters: Beantworten und dokumentieren Sie alle Fragen bzw. Bemerkungen des Mitarbeiters. Leiten Sie ggf. Optimierungsmaßnahmen für zukünftige Erstunterweisung ein.

Für eine vollständige Checkliste ist es wichtig, hinter jedem Schwerpunkt den konkreten Zeitpunkt (wann) sowie die verantwortliche Person (wer) zu vermerken. Ein letzter Hinweis zum Schluss: Bestimmte Unterweisungsthemen müssen in einem regelmäßigen Turnus durchgeführt werden. Legen Sie am Ende jeder Unterweisung bereits den nächsten Termin(-zeitraum) fest und richten Sie eine entsprechende Erinnerungsfunktion ein.

Übrigens: Die Erstunterweisung ist mit vielen organisatorischen Schritten verbunden. Oftmals liegt die Planung der Einarbeitungsphase bei der Personalabteilung. Damit diese bei der Erstellung von Schulungsplänen und der Dokumentation von Nachweisen entlastet wird, ist oftmals auch im HR-Management die Arbeit mit einer Software für Arbeitsschutz sinnvoll.

Unterweisungen und Schulungen lassen sich auch in elektronischer Form durchführen. In unserem kostenfreien Whitepaper erklären wir Ihnen, was Sie bei der Organisation und Durchführung von (elektronischen) Unterweisungen zu beachten haben und geben Ihnen wertvolle Tipps zur didaktischen Aufbereitung der Inhalte.

Weiterführende Informationen:

BG ETEM (o. J.): Leitfaden für die betriebliche Unterweisung. Informationen für Vorgesetzte. Online verfügbar unter http://dp.bgetem.de/pages/service/download/medien/PU_022-1.pdf (Zugriffsdatum: 24.10.2018)

BG ETEM (o. J.): Erstunterweisung bei Neueinstellung. Arbeitshilfe für die betriebliche Unterweisung. Online verfügbar unter http://etf.bgetem.de/htdocs/r30/vc_shop/bilder/firma53/pu_022-2_a05-2017.pdf (Zugriffsdatum: 24.10.2018)

Hans Böckler Stiftung (2015): Checkliste: Beteiligung und Unterweisung. Online verfügbar unter https://www.boeckler.de/pdf/mbf_pb_as_unterweisung.pdf (Zugriffsdatum: 24.10.2018)