Fremdfirmenmanagement-Software

Neben der klassischen Mitarbeiterunterweisung gehört auch die Einweisung von Fremdfirmenmitarbeitern zu den grundlegenden Arbeitsschutz-Anforderungen. Ziel ist es, externe Mitarbeiter mit den Gegebenheiten des Betriebsstandortes vertraut zu machen, z. B. typische Gefahrensituationen sowie entsprechende Schutzvorkehrungen. In unserem Beitrag besprechen wir die klassischen Herausforderungen des Alltags und zeigen die Vorteile einer Fremdfirmenmanagement-Software auf.

Wir haben außerdem ein kostenfreies E-Book vorbereitet. Hier bekommen Sie einen umfassenden Einblick in die verschiedenen Anwendungsszenarien unserer HSQE-Software iManSys.

Fremdfirmeneinweisung – Was gehört dazu?

Jedes Unternehmen hat die Sicherheit der eigenen Mitarbeiter sowie der Fremdfirmenmitarbeiter zu gewährleisten. Um Arbeitsunfälle oder Berufskrankheiten zu vermeiden, sind entsprechende Unterweisungen sowie Einweisungen notwendig. Insbesondere für Fremdfirmenmitarbeiter, welche die Gegebenheiten auf einem Betriebsgelände nicht kennen, müssen die vielfältigen Sicherheitsbestimmungen verständlich aufbereitet werden.

Wesentliche Bestandteile der Fremdfirmeneinweisung sollten u. a. Verhaltensweisen auf dem Betriebsgelände, die sichere Durchführung der Arbeit, die Unfallmeldung und -untersuchung sowie der Umgang mit Verstößen sein.

1. Verhaltensweisen auf dem Betriebsgelände

Auf jedem Betriebsgelände ist den Anweisungen Folge zu leisten. Diese ergeben sich aus den allgemeinen gesetzlichen Rahmenbedingungen sowie den individuellen Gegebenheiten vor Ort. Fremdfirmenmitarbeiter, Gäste und Besucher müssen aufgeklärt werden über u. a. den Lageplan, die Rettungswege sowie die Sicherheitsvorkehrungen vor Ort.

2. Sichere Durchführung der Arbeit

Bei der Einweisung ist darauf zu achten, dass die Fremdfirmenmitarbeiter alle Sicherheitsmaßnahmen vor Beginn der Arbeit sowie während der Arbeitszeit kennen und verinnerlichen. Dazu gehören bspw. die Darstellung der möglichen Gefährdungen und Risiken, die Erläuterung der zu treffenden Sicherheitsmaßnahmen sowie die Bekanntmachung von notwendigen Freigaben und Erlaubnissen (bspw. bei der Arbeit mit Gefahrstoffen).

3. Verhalten im Notfall

Kommt es zu einem Vorfall, sollten auch Fremdfirmenmitarbeiter wissen, was zu tun ist, bspw. bei einem Feuer. Zudem kann es auch dazu kommen, dass ein Fremdfirmenmitarbeiter einen Verbandbuch-Eintrag vornehmen muss.

4. Umgang mit Verstößen

Die Fremdfirmenmitarbeiter müssen wissen, mit welchen Konsequenzen bei Verstößen zu rechnen ist. Zwar sollten keine Drohgebärden kommuniziert werden, jedoch sind solche Anwendungsszenarien oftmals hilfreich, die abstrakten Inhalte konkret zu machen.

Entscheidend ist, dass die Fremdfirmenmitarbeiter einen vollständigen Überblick über das von ihnen besuchte Betriebsgelände erhalten.

Klassische Probleme in der Praxis

In der Praxis ergeben sich eine Vielzahl an organisatorischen Hürden und Herausforderungen, die bei der Einweisung von Fremdfirmenmitarbeitern bewältigt werden müssen (Auszug):

Mehrsprachigkeit bei der Zugangskontrolle

In vielen Betrieben werden fremdsprachige Fremdfirmenmitarbeiter empfangen. Hier muss das Unternehmen sicherstellen, dass die Einweisungen tatsächlich verstanden werden. Ist dies nicht der Fall, ist die bestehende Einweisungspflicht nicht erfüllt.

Nachweisdokumentation

Die Einweisung muss unbedingt dokumentiert werden. Im Schadensfall erfolgt eine Prüfung, in der entschieden wird, ob der Vorfall mit der Dokumentenlage übereinstimmt. Zu dokumentieren sind in jedem Fall die Beteiligten an der Informationsübermittlung, die Inhalte, der Ort und die Zeit.

Wechsel der Beschäftigten

Die Anweisungskontrollpflicht bezieht sich auf jeden Fremdfirmenmitarbeiter. Das gilt auch für Sub- bzw. Sub-Sub-Unternehmen. Es muss also sichergestellt werden, dass jeder Fremdfirmenmitarbeiter vor dem Einlass eine entsprechende Einweisung erhalten hat. Dies geschieht u. a. durch stetige Einlasskontrollen sowie ein Abgleich mit der Dokumentation.

Verständniskontrollen der vermittelten Inhalte

Nur weil der Fremdfirmenmitarbeiter die Einweisung absolviert hat, bedeutet das nicht, dass er die Inhalte auch verstanden bzw. verinnerlicht hat. Empfehlenswert sind daher optionale Verständniskontrollen. Oftmals reichen wenige Fragen zu den Kerninhalten aus.

Ziel sollte es sein, die organisatorischen Aufwände für den Einweisungsprozess auf ein Minimum zu reduzieren, sowohl für die Fremdfirmenmitarbeiter als auch die Verantwortlichen auf dem Betriebsgelände (bspw. Pförtner). Der Einsatz einer Fremdfirmenmanagement-Software bietet hier eine Vielzahl an Vorteilen.

Fremdfirmenmanagement-Software von iManSys

Die Software-Welt „Unterweisungen & Schulen“ von iManSys bietet eine umfangreiche Lösung für alle Aufgaben des Fremdfirmenmanagements.

• Der webbasierte Lösungsansatz ermöglicht es den Fremdfirmenmitarbeitern, die notwendigen Einweisungen bereits im Vorfeld zu absolvieren. Dadurch lässt sich wertvolle Zeit am Einlass einsparen. Natürlich können die Einweisungen auch vor Ort abgeschlossen werden, bspw. an einem eigens eingerichteten Terminal.
• Die Fremdfirmenmanagement-Software ist in 28 Sprachen verfügbar und daher auch für internationale Anwendungsszenarien optimiert.
• Für optionale Verständniskontrollen lassen sich in jeder Einweisung kurze Fragesets einbauen. Hier können die wesentlichen Inhalte noch einmal abgefragt werden. Erst nach erfolgreich bestandener Kontrolle erhalten die Fremdfirmenmitarbeiter Zutritt zum Gelände.
• Nach erfolgreich absolvierter Einweisung wird für jeden Fremdfirmenmitarbeiter ein individueller Besucherausweis erstellt. Damit ist die sichere Begehung des Betriebsgeländes gewährleistet.
• Jeder Besuch kann im System überwacht und dokumentiert werden. So lassen sich u. a. Verstöße (bspw. Überschreitung der Zutrittsdauer) feststellen.
• Im Notfall kann der Pförtner entsprechende Maßnahmen einleiten, bspw. den Ausdruck einer Evakuierungsliste.
• Die einheitliche Dokumentation stellt sicher, dass unnötige Mehrfachunterweisungen vermieden werden. Zudem ist die Rechtssicherheit im Unternehmen hergestellt.

Der wesentliche Vorteil einer Fremdfirmenmanagement-Software liegt letztlich in der zentralen Verwaltung und Bündelung aller wichtigen Daten und Prozesse. Dadurch werden alle involvierten Personen deutlich entlastet.

Für weitere Informationen zur Erstellung von Unterweisungen und zum HSQE-Management mit iManSys empfehlen wir Ihnen die Lektüre unseres kostenfreien E-Books.

Weiterführende Informationen:

Elektronische Unterweisung – Organisation, Durchführung und Didaktik

BG-Information (2015): Einsatz von Fremdfirmen im Rahmen von Werkverträgen. Online verfügbar unter https://publikationen.dguv.de/dguv/pdf/10002/i-865.pdf (Zugriffsdatum: 19.06.2019)