Gefahrstoffmanagement-Software – Worauf müssen Sie achten?

Die Herstellung, Verwendung oder Implementierung von Gefahrstoffen in Unternehmen bedarf besonderer Schutzmaßnahmen und Verhaltensregeln. Entscheidend ist hier das Wissen um die Wirkung und Gefährlichkeit von Stoffen. Zur Erfassung aller relevanten Informationen sind der Aufbau und vor allem die Pflege eines systematischen Gefahrstoffmanagementsystems (GMS) erforderlich.

In unserem kostenfreien Whitepaper erfahren Sie alles über die Grundlagen zur Einführung eines GMS sowie den notwendigen Funktionalitäten einer Gefahrstoffmanagement-Software.

Gefahrstoffmanagement-Software – Anforderungen und Funktionalitäten

Die Entscheidung für oder gegen eine Gefahrstoffmanagement-Software ist nicht nur rein finanzieller Natur. Vielmehr muss der Alltag der Verantwortlichen erleichtert sowie die Arbeitssicherheit im Unternehmen erhöht werden. Folgende Anforderungen und Funktionalitäten sollten die Entscheider bei der Anschaffung berücksichtigen (Auszug):

Anforderungen an eine Gefahrstoffmanagement-Software

• Bereitstellung und Dokumentation von Stoffdaten (Gefahrstoffkataster bzw. Gefahrstoffverzeichnis)
• Prüfung von Zusammenlagerungsverboten
• Erstellung und Verwaltung von Dokumenten (z. B. Sicherheitsdatenblätter, Unfallmerkblätter, Betriebsanweisungen, Gefahrstofflisten); Grundvoraussetzung ist die Stammdatenhaltung
• Ableitung von Automatismen für die Arbeitssicherheit (z. B. Unterweisungen, Schulungen, Vorsorgen, Arbeitsbereich-Analysen)

Funktionalitäten einer Gefahrstoffmanagement-Software

• Stammdatenhaltung, sowohl durch selbständige Pflege als auch bereits integrierte Informationen (weitere Anpassungen durch den Anbieter sollten möglich sein)
• Editor zur Erstellung für Betriebsanweisungen und Sicherheitsdatenblätter; hierfür sollte eine vollständige Datenbank aller relevanten Bestandteile vorliegen (bspw. für Piktogramme)
• Abbildung der Historie von Gefahrstoffdaten, um Änderungen nachvollziehbar und transparent machen zu können; auch eine Suchoption nach Gefahrstoffdaten sollte obligatorisch sein
• Freigabeoptionen u. a. für Standorte, Personen, Mengen oder Aufgaben

Hinzu kommen natürlich andere Faktoren wie die Datensicherheit sowie die wahrgenommene Benutzerfreundlichkeit. Letztere lässt sich u. a. über die Qualität der Menü- und Dialogsequenzen, der Variabilität der Benutzerführung sowie die Qualität der Hilfe- und Fehlermeldesysteme ermitteln.

Systemanforderungen an eine Gefahrstoffmanagement-Software

Bei der Auswahl einer Gefahrstoffmanagement-Software ist darauf zu achten, ob mit der Installation Veränderungen in der bestehenden IT-Struktur anstehen oder weitere Anschaffungen für eventuelle Anpassungen notwendig sind. Folgende Voraussetzungen (Fokus Software) sollten im Vorfeld bedacht werden (Auszug):

• Betriebssystemvoraussetzungen: insbesondere in kleinen oder mittelständischen Unternehmen besteht der Wunsch, dass das Programm Windows-kompatibel ist
• graphische Darstellungen: oft ist ein Tabellenkalkulationsprogramm nötig, in das die Daten exportiert werden können, um eine ansprechende graphische Darstellung für die Reportings zu ermöglichen
• Integrationsmöglichkeiten: die Kopplung mit anderen Systemen oder Modulen sollte von Beginn an in Betracht gezogen werden; hier bietet sich die Anschaffung einer Software-Familie an

Bei der Anschaffung einer Gefahrstoffmanagement-Software sollten die Entscheider darauf achten, dass der Anbieter bei der Installation sowie der dem Roll-Out-Prozess unterstützt. Zwar sollten Software-Lösungen im Arbeitsalltag intuitiv bedienbar sein. Um jedoch alle Arbeitsschutz-Prozesse sauber abbilden zu können sowie die wesentlichen Funktionen zu kennen, sind Einführungs-Workshops für die zukünftigen Administratoren und Verantwortlichen empfehlenswert.

Ein wesentlicher Punkt, der gegen den Kauf einer Gefahrstoffmanagement-Software spricht, ist die mangelnde Flexibilität. Aufgrund der Vielzahl an individuellen Anforderungen von Unternehmen passen die Lösungen oft nicht zu bestehenden Systemen, beispielsweise in puncto verwendeter Begriffe. Bereits in der Auswahlphase der Software ist daher festzustellen, ob notwendige Anpassungen gemacht werden müssen und vor allem können.

Schließlich sollten Entscheider nach entsprechenden Referenzen fragen. Diese sind ein wesentlicher Indikator für eine funktionierende Gefahrstoffmanagement-Software.

Weitere Informationen über die Grundlagen zur Einführung eines GMS sowie den notwendigen Funktionalitäten einer Gefahrstoffmanagement-Software haben wir für Sie in unserem kostenfreien Whitepaper vorbereitet.

Weiterführende Informationen:

Arndt, H.-K., Geisler, K., & Günther, O. (o.J.): Betriebliche Umweltschutzsoftware – Ein Kriterienkatalog zur Beurteilung. Online verfügbar unter http://bauhaus.cs.uni-magdeburg.de:8080/miscms.nsf/4E5CEFA594537DF5C125743E00705200/EF1DC3C3B87F913CC12574D50027683A/$FILE/IFU98.pdf (Zugriffsdatum: 18.07.2018).

Heldt, K., & Wohlgemuth, V. (2009). Typische Entwicklungs- und Entscheidungsprozesse zu betrieblichen Umweltinformationssystemen am Beispiel der Daimler AG. (Zugriffsdatum: 18.07.2018).